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4. Constitución de una sociedad

4.2 Legalización telemática de libros

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley de Emprendedores y en la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.

En relación con los libros societarios de llevanza obligatoria, cabe destacar lo siguiente:

  • Libro de actas:
    • Todas las actas de reuniones de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles, incluyendo las decisiones adoptadas por el socio único, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados de forma telemática para su legalización dentro de los cuatro (4) meses siguientes al cierre del ejercicio social.
    • Dicho libro podrá ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también un libro para cada uno de los órganos colegiados.
    • En cada libro deberá constar la fecha de apertura y cierre del ejercicio.
    • En cualquier momento del ejercicio social se podrán legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de formar obligatoria todas las actas.
  • Libro registro de socios (S.L.), o libro registro de acciones nominativas (S.A. con acciones nominativas):
    • Una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro en el que conste la titularidad inicial de los fundadores y, una vez legalizado este libro inicial, sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
    • En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares, su nacionalidad y domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión.
  • Libro de contratos con el socio / accionista único de la sociedad: Serán de aplicación las mismas reglas que para el libro registro de socios / libro registro de acciones nominativas.

Es posible legalizar cualquiera de los anteriores libros de un ejercicio determinado sin que lo estén los de ejercicios inmediatamente anteriores.

Las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros cuya legalización se solicita deberán reunir los requisitos establecidos en la legislación vigente en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.