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4 Constitución de una sociedad

4.1 Trámites legales

Los trámites ordinarios de constitución y los gastos en que se incurre son similares en ambos tipos sociales y se detallan en el siguiente cuadro.

TRÁMITES PARA LA CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD MERCANTIL
RequisitosAplicable a cualquier tipo de sociedades de responsabilidad limitada y sociedades anónimas.
1. Certificación negativa de denominaciónSolicitud al Registro Mercantil Central por el propio interesado o su autorizado (pudiendo incluirse hasta 3 denominaciones sociales alternativas, en orden de preferencia)14. El Registro Mercantil Central emitirá un certificado de reserva de denominación para la nueva sociedad. La reserva de denominación tiene una duración de seis meses contados desde la fecha de expedición. No obstante, la certificación negativa tendrá una vigencia de tres meses a efectos de otorgamiento de escritura, contados desde la fecha de su expedición por el Registrador Mercantil Central. Caducada la certificación, se podrá solicitar su renovación con la misma denominación. A la solicitud deberá acompañar la certificación caducada.
2. Solicitud de N.I.F. provisionalVer apartado 3.3 anterior.
3. Apertura cuenta bancariaApertura de una cuenta bancaria a nombre de la entidad para el desembolso del capital social. Una vez realizados los desembolsos por los socios fundadores, la entidad bancaria deberá emitir los certificados de desembolso.
4. Acta de manifestaciones de titularidad realLos socios fundadores deberán otorgar ante notario un acta de manifestaciones de titular real en cumplimiento de la Ley 10/2010, de 28 de abril15.
5. Otorgamiento de escritura ante notarioAnte notario público, los socios constituyentes otorgarán escritura pública indicando e incluyendo:

  1. Acreditación de la identidad de los socios fundadores. Si alguno de los socios es representado en el acto de la constitución será necesario aportar al notario un poder notarial para representar a dicho socio. En caso de haberse otorgado en el extranjero, debe estar debidamente legalizado16.

  2. Manifestación sobre el titular real (ver requisito 4º anterior).
  3. Justificación de la aportación y del medio de pago de la misma (en su caso), mediante la correspondiente documentación bancaria, así como el detalle del capital social y su suscripción por los accionistas (ver requisito 3º anterior)17.

  4. Certificación negativa de denominación social para el uso del nombre emitido por el Registro Mercantil (ver requisito 1º anterior).
  5. Estatutos de la sociedad.
  6. Si la sociedad fuera de responsabilidad limitada, la escritura de constitución determinará el modo concreto en que inicialmente se organice la administración, si los estatutos prevén diferentes alternativas.
  7. Identificación y aceptación de los administradores de la sociedad.
  8. Declaración a posteriori de la inversión extranjera ante el Registro de Inversiones Extranjeras de la Dirección General de Comercio Internacional e Inversiones (“D.G.C.I.") del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo (véase el apartado 8 del Capítulo 1 para información más detallada). En ciertos casos, limitados fundamentalmente a los supuestos de inversiones extranjeras procedentes de territorios o países considerados paraísos fiscales, habrá que realizar declaración previa (véase el apartado 8 del Capítulo 1 para información más detallada).
  9. Identificación de código de actividad económica que describa a actividad conforme a la Clasificación Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
  10. Si la sociedad fuera anónima, la escritura de constitución expresará, además, la cuantía total, al menos aproximada, de los gastos de constitución, tanto de los ya satisfechos como de los meramente previstos hasta la inscripción.
La escritura deberá otorgarse dentro de los tres meses siguientes a la emisión de la certificación negativa de denominación expedida por el Registro Mercantil Central.
6. Solicitud de inscripción en el Registro Mercantil del domicilio socialLa escritura de constitución se remitirá (i) en forma telemática por el notario o (ii) de forma presencial por el interesado.
7. Plazo de calificación e inscripción Registro MercantilQuince (15) días a contar desde la fecha del asiento de presentación de la escritura salvo que concurriese justa causa, en cuyo caso, el plazo será de treinta (30) días.
8. Obtención N.I.F. definitivoVer apartado 3.3 anterior.
9. Trámites censales a efectos fiscales y laboralesAlta a efectos del Impuesto sobre Actividades Económicas: presentación del Modelo 036. Las sociedades que se constituyan indicarán la descripción de la actividad que van a desarrollar y el motivo por el que están exentas de este impuesto.
Entre otros casos, existen las siguientes exenciones en este impuesto:

  • Las personas físicas están exentas en todo caso.
  • Las personas jurídicas durante los dos primeros años de ejercicio de actividades.
  • Las personas jurídicas cuyo importe neto de cifra de negocios sea inferior a un millón de euros.
  • También están exentas las asociaciones y fundaciones de personas con discapacidades físicas, psíquicas y/o sensoriales, sin ánimo de lucro, por las actividades de carácter pedagógico, científico y asistencial.
  • Los sujetos pasivos a los que les sea aplicable la exención en virtud de Tratados o Convenios Internacionales.

Este trámite se debe realizar antes de que la compañía inicie sus actividades.
Alta a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.).
Obtención de la licencia de apertura/funcionamiento, o, en su caso, título habilitante suficiente para el ejercicio de la actividad ante el Ayuntamiento y/o Administración estatal/autonómica correspondiente18.
A efectos laborales, ver apartado 10 del Capítulo 5.

La constitución de una sociedad anónima o de responsabilidad limitada mediante el procedimiento ordinario, por regla general, se realiza en un plazo de entre 6 y 8 semanas (para aspectos relativos a trámites y autorizaciones en materia laboral y de permisos laborales, véase el Capítulo 5).

Para más información, consultar en www.investinspain.org.

Adicionalmente, la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (la “Ley de Emprendedores”) prevé un régimen expreso para la constitución telemática de sociedades de responsabilidad limitada, con y sin estatutos tipo en formato estandarizado, cuyo contenido se desarrolla reglamentariamente por el Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo (por el que se regulan los modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados de las sociedades de responsabilidad limitada, se aprueba modelo de estatutos-tipo, se regula la Agenda Electrónica Notarial y la Bolsa de denominaciones sociales con reserva) y por la Orden JUS/1840/2015, de 9 de septiembre (por la que se aprueba el modelo de escritura pública en formato estandarizado y campos codificados de las sociedades de responsabilidad limitada, así como la relación de actividades que pueden formar parte del objeto social19). Sin perjuicio de lo anterior, conforme a lo dispuesto en la citada Ley de Emprendedores, constará de los siguientes pasos:

A. Constitución de sociedad de responsabilidad limitada mediante escritura pública con formato estandarizado y con estatutos tipo:

CONSTITUCIÓN S.L. CON ESTATUTOS TIPO
NºPASOS
1En los Puntos de Atención al Emprendedor (“PAE”):

  1. Se cumplimentará el Documento Único Electrónico (“DUE”) y se iniciará la tramitación telemática. Los documentos redactados en lengua extranjera se acompañarán de una traducción al castellano o a otra lengua oficial en la provincia del domicilio social por traductor jurado. Los documentos públicos extranjeros deberán ir provistos de la correspondiente apostilla o legalización diplomática, salvo en los casos exceptuados (por ley o por convenios internacionales vigentes en España). En todo caso, la intervención de Cónsul que otorgue dichos documentos en funciones notariales, así como legalización por autoridades españolas de documentos notariales otorgados en el extranjero, quedarán sujetas a obligaciones tributarias del ordenamiento español.
  2. Se solicitará la reserva de denominación (hasta 5 denominaciones alternativas) al registro mercantil central, que expedirá el certificado dentro de las 6 horas hábiles siguientes.
  3. Se concertará inmediatamente fecha de otorgamiento de escritura de constitución mediante la comunicación en tiempo real con la agenda electrónica notarial obteniéndose los datos de la notaría, fecha y hora del otorgamiento que será dentro de las 12 horas hábiles siguientes al inicio de la solicitud.
2El notario:

  1. Autorizará la escritura de constitución en formato electrónico aportándole el documento justificativo del desembolso del capital social. Se utilizará la escritura de constitución con un formato estandarizado y con campos codificados.
  2. Enviará de forma inmediata copia de la escritura a la Administración Tributaria solicitando asignación de un N.I.F. provisional a través del sistema de tramitación telemática denominado Centro de Información y Red de Creación de Empresas (“CIRCE”).
  3. Remitirá copia autorizada de la escritura de constitución al Registro Mercantil correspondiente al domicilio social a través del sistema de tramitación telemática CIRCE.
  4. Entregará copia simple electrónica de la escritura de constitución a los otorgantes sin coste adicional, la cual estará disponible en la sede electrónica del PAE del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
3El Registrador Mercantil, cuando reciba a través de CIRCE: (a) copia electrónica de la escritura de constitución junto con el N.I.F. provisional asignado y (b) acreditación de la exención del ITPAJD (Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados:

  1. Calificará e inscribirá en el plazo de 6 horas hábiles (entendiéndose por horas hábiles a estos efectos las que queden comprendidas dentro del horario de apertura fijado para los registros).
  2. Remitirá certificación de la inscripción al CIRCE el mismo día de la inscripción.
  3. Solicitará el N.I.F. definitivo.
  4. Cuando apreciase defectos u obstáculos que impidiesen la inscripción, extenderá nota de calificación negativa y la notificará al CIRCE, que la trasladará de inmediato a los fundadores y al notario.
  5. La publicación de la inscripción de la sociedad en el Boletín Oficial del Registro Mercantil está exenta del pago de tasas.
4La autoridad tributaria:

  1. Notificará el carácter definitivo del N.I.F. a través de CIRCE.
  2. Dará traslado del N.I.F. a través del CIRCE.
5Desde el PAE se realizarán los trámites relativos al inicio de la actividad mediante el envío de la información contenida en el DUE a:

  1. La Agencia Tributaria.
  2. La Tesorería General de la Seguridad Social.
  3. En su caso, a las administraciones locales y autonómicas.

B. Constitución de sociedad de responsabilidad limitada mediante escritura pública con formato estandarizado sin estatutos tipo:

CONSTITUCIÓN S.L. SIN ESTATUTOS TIPO
NºPASOS
1Cuando los fundadores opten por la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada sin estatutos tipo, se aplicará lo dispuesto para la constitución de sociedad de responsabilidad limitada con formato estandarizado y con estatutos tipo, con las particularidades que se indican en esta tabla.

En los Puntos de Atención al Emprendedor (“PAE”) los socios fundadores podrán:

  • Solicitar la reserva de denominación.
  • Concertar la fecha de otorgamiento de la escritura de constitución.
2El notario, una vez disponga de los antecedentes necesarios para la elaboración de la escritura:

Autorizará la escritura de constitución en formato electrónico aportándole el documento justificativo del desembolso del capital social. Se utilizará la escritura de constitución con un formato estandarizado y con campos codificados.

  1. Tanto los notarios como los intermediarios deberán informar a los fundadores de las ventajas de emplear los PAE y los CIRCE para la constitución y la realización de otros trámites ligados al inicio de la actividad de la sociedad.
  2. Enviará de forma inmediata copia de la escritura a la Administración Tributaria solicitando asignación de un N.I.F. provisional a través del CIRCE.
  3. Remitirá copia autorizada de la escritura de constitución al Registro Mercantil correspondiente al domicilio social a través del sistema de tramitación telemática CIRCE.
  4. Entregará copia simple electrónica de la escritura de constitución a los otorgantes sin coste adicional, la cual estará disponible en la sede electrónica del PAE del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
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  1. El Registrador Mercantil, recibida la copia electrónica de la escritura de constitución, inscribirá inicialmente a la sociedad en el Registro Mercantil en el plazo de 6 horas hábiles, indicando exclusivamente los datos relativos a: (i) denominación, (ii) domicilio, (iii) objeto social, (iv) capital social y (v) órgano de administración.
  2. La inscripción definitiva se producirá dentro del plazo de cinco días contados desde el siguiente a la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado. A estos efectos, deberá habilitarse en cada Registro Mercantil un servicio remoto de atención al público en horas de oficina para que, a solicitud de los interesados o sus representantes, previa su identificación, puedan evacuarse consultas incluso mediante videoconferencia, sobre la inscribibilidad de cláusulas o pactos estatutarios lícitos. Si la inscripción definitiva se practica vigente el asiento de presentación, los efectos se retrotraerán a esta fecha. Cuando no sea posible completar el procedimiento dentro de los plazos señalados, el registrador mercantil notificará al solicitante los motivos del retraso.
  3. Practicada la inscripción, el Registrador Mercantil notificará telemáticamente a la autoridad tributaria competente la inscripción de la sociedad, solicitando el N.I.F. definitivo.
  4. Para acreditar la correcta inscripción en el registro de las sociedades, así como la inscripción del nombramiento de los administradores designados en la escritura, bastará la certificación electrónica que, a solicitud del interesado, expida sin coste adicional el registrador mercantil el mismo día de la inscripción. Ese mismo día se remitirá al notario autorizante de la escritura de constitución, de la notificación de que se ha procedido a la inscripción con los correspondientes datos registrales, que se unirán al protocolo notarial.
  5. Los fundadores podrán atribuir al notario autorizante la facultad de subsanar electrónicamente los defectos advertidos por el registrador en su calificación, siempre que aquel se ajuste a la calificación y a la voluntad manifestada por las partes.
  6. Cualquier incidencia entre administraciones públicas que se pudiera producir durante la tramitación no atribuible al emprendedor, no le ocasionará obligaciones o gastos adicionales, siendo responsabilidad de las administraciones públicas correspondientes dar solución a la misma.
4La autoridad tributaria:

  1. Notificará el carácter definitivo del N.I,F. a través de CIRCE.
  2. Dará traslado del N.I.F. a través del CIRCE.
5Desde el PAE se realizarán los trámites relativos al inicio de la actividad mediante el envío de la información contenida en el DUE a:

  1. La Agencia Tributaria.
  2. La Tesorería General de la Seguridad Social.
  3. En su caso, a las administraciones locales y autonómicas.

A estos efectos es importante señalar que conforme a la Ley de Emprendedores:

  • Los Puntos de Atención al Emprendedor (“PAE”) son oficinas pertenecientes a organismos públicos y privados, incluidas las notarías y los registros mercantiles, que se encargarán de facilitar la creación de nuevas empresas, el inicio efectivo de su actividad y su desarrollo, a través de la prestación de servicios de información, tramitación y de documentación y asesoramiento.
  • Tanto los notarios como los intermediarios deberán informar a los fundadores de las ventajas de emplear los PAE y los CIRCE para la constitución y la realización de otros trámites ligados al inicio de la actividad de la sociedad. Concretamente, deberán informar de los siguientes puntos: (i) costes y plazos de constitución; (ii) prestación de servicios de información y asesoramiento; (iii) cumplimentación automática de las obligaciones en materia tributaria y de Seguridad Social asociadas al inicio de la actividad; (iv) posibilidad de realizar trámites asociados al inicio de la actividad ante autoridades estatales, autonómicas y locales asociadas, mediante la presentación de comunicaciones y declaraciones responsables, y (v) seguimiento del estado de la tramitación ante los organismos competentes.
  • Todos los trámites necesarios para la constitución de sociedades, el inicio efectivo de una actividad económica y su ejercicio por emprendedores, podrán realizarse a través del PAE electrónico del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. El PAE electrónico del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo será accesible por ordenador, teléfono móvil y tableta e incluirá, en todo caso:
    • Toda la información y formularios necesarios para el acceso a la actividad y su ejercicio.
    • La posibilidad de presentar toda la documentación y solicitudes necesarias.
    • La posibilidad de conocer el estado de tramitación de los procedimientos en que tengan la condición de interesado y, en su caso, recibir la correspondiente notificación de los actos de trámite preceptivos y la resolución de los mismos por el órgano administrativo competente.
    • Toda la información sobre las ayudas, subvenciones y otros tipos de apoyo financiero disponibles para la actividad económica de que se trate en el Estado, Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
    • El resto de funcionalidades que se le atribuya por ley.
  • El Documento Único Electrónico (“DUE”) es el documento en el que se incluyen los datos que deban remitirse a los registros jurídicos y a las administraciones públicas competentes para:
    • La constitución de sociedades de responsabilidad limitada.
    • La inscripción en el Registro Mercantil del Emprendedor de Responsabilidad Limitada.
    • El cumplimiento de las obligaciones en materia tributaria y de seguridad social al inicio de la actividad.
    • La realización de cualquier otro trámite al inicio de la actividad ante autoridades estatales, autonómicas y locales.

La constitución telemática de sociedades de responsabilidad limitada, por regla general, se realiza en un plazo de 15 días hábiles, aproximadamente.

14La certificación negativa de denominación se podrá solicitar:

  • Directamente en las oficinas del Registro Mercantil Central con un impreso de solicitud de certificación.
  • Por correo remitiendo una solicitud o una carta a las oficinas del Registro Mercantil Central. El Registro contestará remitiendo la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud.
  • Por vía telemática rellenando el formulario que se obtiene de la página web www.rmc.es http://www.rmc.es/Deno_solicitud.aspx?lang=es

15La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (la “Ley 10/2010”), exige a los constituyentes de la sociedad la declaración del “titular real”, es decir, de la persona o personas físicas:

  • Por cuya cuenta se pretenda establecer una relación de negocios o intervenir en cualesquiera operaciones.
  • Que en último término posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto de una persona jurídica, o que por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de la gestión de una persona jurídica. Se exceptúan las sociedades que coticen en un mercado regulado de la Unión Europea y que estén sujetas a requisitos de información acordes con el Derecho de la Unión o a normas internacionales equivalentes que garanticen la adecuada transparencia de la información sobre la propiedad. Resulta interesante destacar que en el caso de los fideicomisos –como el trust anglosajón-tendrán consideración de titulares reales todas las personas siguientes: 1º fideicomitente, 2º fiduciario o fiduciarios, 3º el protector si lo hubiera,4º los beneficiarios o, cuando aún estén por designar, la categoría de personas en beneficio de la cual se ha creado o actúa la estructura jurídica; y 5º cualquier otra persona física que ejerza en último término el control del fideicomiso a través de la propiedad directa o indirecta o a través de otros medios. En el supuesto de instrumentos jurídicos análogos al trust, como las fiducias o el Treuhand de la legislación alemana, los sujetos obligados identificarán y adoptarán medidas adecuadas a fin de comprobar la identidad de las personas que ocupen posiciones equivalentes o similares a las relacionadas en los números 1.º a 5.º.previamente mencionados.
  • Las personas físicas que tengan la condición de titulares reales deben suministrar los siguientes datos de identificación: nombre y apellidos, fecha de nacimiento, tipo de numero de documentación identificativo, país de expedición del documento identificativo, país de residencia, nacionalidad, criterio que le califica como titular real, y, en caso de titularidades reales por propiedad directa o indirecta de acciones o derechos de voto, porcentaje de participación, con inclusión, en el caso de propiedad indirecta, de la información sobre las personas jurídicas interpuestas y su participación en cada una de ellas. Asimismo, los sujetos obligados que pertenezcan a una misma categoría según lo dispuesto en la Ley 10/2010, podrán crear sistemas comunes de información, almacenamiento y, en su caso, acceso a la información y documentación recopilada para el cumplimiento de las obligaciones de diligencia debida, siempre y cuando lo comuniquen a la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias con una antelación mínima de 60 días a su puesta en funcionamiento.
  • La información relativa a la titularidad real debe conservarse por un plazo de 10 años desde el cese en su condición de titular real.

16Existen dos procedimientos principales para dicha legalización:

  • Otorgar el poder notarial ante cónsul español en el país del inversor extranjero. El inversor extranjero tendría que comparecer ante un cónsul español en el extranjero, acreditar su identidad y otorgar el correspondiente poder notarial. Si el accionista extranjero no es una persona física sino una sociedad, la persona que comparezca ante el cónsul deberá acreditar, además de su identidad, su capacidad para otorgar, en nombre y por cuenta del accionista, el poder notarial en favor de la persona designada. El cónsul español exigirá la presentación de toda la documentación que considere necesaria y procederá a otorgar una escritura pública de apoderamiento, en español, a favor de la persona designada. Este poder notarial podrá usarse directamente en España.
  • Otorgar el poder notarial ante fedatario público extranjero. En este caso, el inversor extranjero comparecería ante el fedatario público y, una vez acreditada su identidad, otorgaría el correspondiente poder notarial. Si el inversor extranjero fuera una sociedad, su representante formalizará el poder notarial en presencia del fedatario, quien certificará el documento y la identidad y capacidad del representante del inversor extranjero para otorgar el poder. Además, la firma del fedatario extranjero tendría que ser legalizada a continuación (bien mediante el procedimiento de la “apostilla” aprobado por la Convención de La Haya de 5 de octubre de 1961 o bien a través de un cónsul español en el extranjero). De acuerdo con este segundo procedimiento, el poder normalmente se redactaría en el idioma del fedatario interviniente. Por este motivo, habría que obtener posteriormente una traducción jurada al español.

17No será necesario acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias en el caso de sociedades de responsabilidad limitada si los fundadores manifiestan en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de las mismas.  (ver asimismo apartado 4.1 del Anexo I).

18En este sentido, conforme a lo dispuesto en la Ley 12/2012, de 26 de diciembre, de medidas urgentes de liberalización del comercio y de determinados servicios, los establecimientos permanentes destinados a las actividades comerciales minoristas y a la prestación de determinados servicios previstos en el Anexo de esta Ley con una superficie útil de exposición y venta no superior a 750 metros cuadrados no necesitarán, con carácter general, la obtención de una licencia previa de apertura y actividad, sino la presentación de una declaración responsable o comunicación previa. No obstante, cuando la actividad comercial proyectada implica la puesta de una gran superficie comercial será necesario disponer de una autorización sectorial o título equivalente que se otorgue por el órgano competente de la Administración autonómica.

19A estos efectos, se establece que el modelo estandarizado de escritura pública se utilizará para la constitución de sociedades limitadas con y sin estatutos-tipo (art. 6 Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo).